Activation et déploiement du secrétariat médical à distance

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Notre secrétariat téléphonique médical vous assure une externalisation de votre secrétariat médical en moins de 60 minutes.

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Nous procédons de la manière suivante :

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1 Attribution d’un numéro de téléphone (préfixe géographique : non surtaxé)

Depuis la ligne téléphonique de votre cabinet, vous ou votre secrétaire pouvez composer le 3000 et ordonner d’effectuer un transfert d’appel vers le SDA fourni par nos soins.

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2 Réponse personnalisée par une secrétaire dédiée

Dès l’activation du transfert, nous décrochons au « nom de votre cabinet ». Nous vous offrons également la possibilité de modifier le message d’accueil de votre cabinet afin de vous permettre d’avoir un pré-décroché personnalisé (nom du cabinet, message d’accueil, créneaux d’ouvertures…).

Avec cette attribution d’un numéro de téléphone individuel, vous bénéficiez de statistiques complètes intégrant le volume d’appels traités par notre télésecrétariat médical, un historique de tous les appels et la durée des appels (comprenant le temps entre la 1ère tonalité et le raccroché).

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3 Création du planning hebdomadaire (ou canevas)

En fonction de votre agenda hebdomadaire, nous pouvons générer des créneaux horaires spécifiques et sur-mesure sur notre agenda médical en ligne.

Nous vous transmettons des informations précises concernant le motif du rendez-vous ou l’âge du patient.

 

4 Prise des instructions

Les secrétaires vous garantissent un travail « sur mesure », adapté à vos attentes et consignes particulières.

Vous pouvez donc préciser vous même vos instructions telles que :

• l’accessibilité du cabinet et sa situation géographique,

• la gestion de l’urgence,

• vos visites à domicile (zone couverte, …),

• vos prises des rendez-vous pour les laboratoires médicaux,

• vos moyens de paiement (CMU, carte vitale, tarification…).

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5 Mise en place du REPONDEUR

Durant les horaires de fermeture de notre permanence téléphonique médicale (de 8h à 19h30), un répondeur personnalisé sera activé afin d’informer votre patients ou clients des horaires d’ouverture de votre cabinet et de les orienter vers un service d’urgence.

Dès l’activation de ces éléments, notre permanence téléphonique médicale se chargera d’effectuer votre transfert d’appels et de répondre avec professionnalisme et efficacité à l’ensemble de vos appelants.

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Transparence du télésecrétariat

Depuis notre interface, vous disposez d’un historique de toutes les actions de nos opératrices et d’une optimisation de la gestion des appels.

Un moteur de recherche avec des filtres permet de retrouver facilement toutes ces informations. Notre solution en ligne permet donc un meilleur suivi des démarches d’appels de vos patients (traçabilité d’appels, tracking des messages obtenus).

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Mise en place de la permanence téléphonique

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3 étapes pour la mise en place de votre permanence téléphonique après la validation du devis.

 

Etape 1

M’envoyer par courrier ou mail : votre contrat

Nous définissions un date de rendez-vous (si vous le souhaitez) pour se rencontrer.

Je vous fournis un questionnaire et vos réponses me permettent de retranscrire vos consignes et la tenue de votre agenda.

 

Etape 2

Après réception des documents, je mets en place votre dossier.

Je vous appelle pour faire un point avec vous, puis vous communique votre numéro de transfert.

 

Etape 3

Transférer vos appels sur ma permanence téléphonique.

Il vous suffit de composer sur votre clavier téléphonique :

 

*21* (le numéro de téléphone attribué) puis #

 

Pour récupérer votre ligne, annulez le transfert d’appel :

 

#21# attendre la tonalité puis raccrocher

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Agenda

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Découvrez l’agenda avec les identifiants suivants :

IDE : 4 ou 04
 

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identifiant : CabinetTest
mot de passe : CabinetTest

Il vous sera également possible d’envoyer des sms à vos patients afin de leur rappeler la date de leur rdv.
En ce qui concerne la prise de rdv par internet, vous pouvez découvrir l’agenda visible par les patients par le lien ci-dessous :

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prendre-mon-rdv.com
avec le code suivant : YSUQA2

Deux utilisations sont possibles pour la prise de rdv par internet :

-Accès restreint
Vous communiquez le code d’accès uniquement à vos patients. Ils pourront se connecter ultérieurement à votre agenda pour prendre un rdv.

-Accès libre
Il n’y a pas de code d’accès. Votre agenda est accessible à toute personne désireuse de prendre un rdv dans votre cabinet.

Les installations d’un pré-décroché musical ou vocal personnalisé et d’un répondeur actif en fin de journée et le week-end sont comprises dans la prestation. Selon votre demande, les patients pourront ou pas y laisser des messages.

La facturation mensuelle se fait à partir du cumul du nombre d’appels réels entrants et sortants.
Vos factures n’auront donc pas forcément le même montant.